Văn thư lưu trữ là một lĩnh vực nghiệp vụ trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm hai mảng chính: Văn thư và lưu trữ. Các văn bản pháp luật liên quan đến văn thư lưu trữ bao gồm:
- Luật Lưu trữ năm 2011
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Thông tư 01/2011/TT-BNV
- Thông tư 02/2021/TT-BNV
- Thông tư 06/2022/TT-BNV
Văn thư lưu trữ là gì?
Văn thư lưu trữ là một lĩnh vực nghiệp vụ thuộc khối hành chính, liên quan đến việc soạn thảo, quản lý, xử lý, lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.Trên thực tế, “văn thư” và “lưu trữ” là hai mảng nghiệp vụ có chức năng khác nhau nhưng thường được gộp chung do tính chất công việc có sự liên kết chặt chẽ.
Vai trò của công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tổ chức, quản lý và vận hành hệ thống thông tin hành chính tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ không thể thiếu nhằm đảm bảo tính kịp thời, chính xác và minh bạch trong việc xử lý văn bản, hồ sơ tài liệu. Dưới đây là những vai trò nổi bật:
- Đảo đảm sự lưu thông thông tin hành chính trong tổ chức. Bộ phận văn thư giúp tiếp nhận, soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản đi – đến, đảm bảo thông tin được chuyển tải đầy đủ, đúng người, đúng thời điểm, tránh thất thoát và chồng chéo văn bản.
- Ghi nhận và lưu giữ các bằng chứng pháp lý quan trọng. Tài liệu được lưu trữ là căn cứ để giải quyết tranh chấp, thanh tra, kiểm toán, kiểm tra nội bộ, cũng như bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức.
- Hỗ trợ kiểm tra, giám sát và phục vụ công tác quản lý điều hành. Hệ thống hồ sơ đầy đủ, khoa học giúp truy xuất nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí khi tra cứu thông tin.
- Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, kỷ cương trong hoạt động quản lý hành chính. Một đơn vị có nền nếp văn thư – lưu trữ tốt sẽ tạo được sự tin cậy trong nội bộ cũng như với đối tác bên ngoài.
- Tạo nền tảng để thực hiện chuyển đổi số. Việc quản lý văn bản, hồ sơ một cách bài bản là bước khởi đầu quan trọng để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử, văn phòng không giấy tờ và hiện đại hóa nền hành chính.
Công việc văn thư lưu trữ gồm những gì?
Người làm công tác văn thư lưu trữ đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc soạn thảo, tiếp nhận, quản lý, xử lý và bảo quản văn bản – hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức. Công việc có thể chia thành hai mảng chính: nghiệp vụ văn thư và nghiệp vụ lưu trữ. Cụ thể như sau:
Mô tả công việc văn thư lưu trữ hàng ngày
Công việc hàng ngày của cán bộ văn thư lưu trữ tập trung vào việc đảm bảo luồng thông tin hành chính trong cơ quan diễn ra thông suốt, minh bạch và đúng quy định. Các nhiệm vụ phổ biến bao gồm:
Nghiệp vụ văn thư
- Tiếp nhận và xử lý văn bản đến: ghi sổ, phân loại, trình lãnh đạo xử lý và chuyển đến các bộ phận liên quan.
- Soạn thảo và ban hành văn bản đi: dự thảo công văn, quyết định, thông báo, trình ký và phát hành đúng quy trình.
- Quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị: đảm bảo sử dụng dấu đúng mục đích, đúng quy định.
- Lập sổ theo dõi văn bản đến – đi: cập nhật thông tin văn bản chính xác, phục vụ tra cứu khi cần thiết.
- Sao lục, photo, chứng thực văn bản hành chính khi có yêu cầu.
Nghiệp vụ lưu trữ
- Tập hợp, phân loại và chỉnh lý hồ sơ tài liệu: sau khi kết thúc xử lý, văn bản được phân loại để lưu trữ theo hệ thống.
- Lập hồ sơ lưu trữ theo danh mục: sắp xếp khoa học, có mã số, thời hạn bảo quản rõ ràng.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: giữ gìn hồ sơ trong điều kiện phù hợp, phòng chống ẩm mốc, hư hại.
- Phục vụ tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ: cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ lãnh đạo hoặc bộ phận liên quan.
- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ: theo đúng quy trình và được phê duyệt bằng văn bản.
Một số công việc hành chính hỗ trợ khác
- Quản lý văn phòng phẩm, tài sản hành chính của đơn vị.
- Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự lưu hồ sơ cán bộ, hợp đồng lao động.
Nhiệm vụ của cán bộ văn thư tại cơ quan, cấp xã, trường học
Cán bộ văn thư lưu trữ là người chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn bản, hồ sơ, con dấu và các hoạt động hành chính liên quan trong một đơn vị. Tùy theo môi trường làm việc như cơ quan hành chính, UBND cấp xã hay trường học, nhiệm vụ cụ thể có thể điều chỉnh linh hoạt, nhưng vẫn tuân theo những nguyên tắc chung. Dưới đây là các nhiệm vụ chủ yếu:
- Tại các cơ quan hành chính nhà nước
- Tiếp nhận, đăng ký, vào sổ văn bản đến, trình lãnh đạo xử lý và chuyển đến các bộ phận chuyên môn.
- Soạn thảo, trình ký và phát hành văn bản đi theo thể thức chuẩn; theo dõi việc gửi – nhận.
- Quản lý con dấu và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.
- Lưu trữ hồ sơ hành chính sau khi kết thúc xử lý; lập danh mục hồ sơ hàng năm.
- Phối hợp với các phòng ban trong việc chuẩn bị tài liệu họp, thông báo nội bộ.
- Tại UBND cấp xã, phường
- Ghi chép, cập nhật và theo dõi đầy đủ sổ công văn đến – đi của UBND xã.
- Tiếp nhận và hướng dẫn người dân đến làm thủ tục hành chính.
- Quản lý mẫu văn bản hành chính địa phương (giấy xác nhận, giấy đề nghị, giấy mời…).
- Phối hợp với cán bộ tư pháp, địa chính, hộ tịch trong việc chuẩn bị hồ sơ hành chính.
- Lưu giữ hồ sơ công dân, hồ sơ địa chính, văn bản chỉ đạo điều hành từ cấp trên.
- Tại trường học
- Soạn thảo các văn bản hành chính như công văn, thông báo, kế hoạch, quyết định… phục vụ cho hoạt động nhà trường.
- Quản lý sổ sách văn bản đi – đến, lưu trữ hồ sơ học sinh, giáo viên, văn bản Sở Giáo dục.
- Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định.
- Lập hồ sơ lưu trữ theo từng năm học, tổ chức bàn giao tài liệu khi có thay đổi nhân sự.
- Hỗ trợ công tác hành chính, như tổ chức họp hội đồng, thi đua, hội nghị phụ huynh…
Hệ thống văn bản và quy định liên quan đến văn thư lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực có tính chất pháp lý cao, được điều chỉnh bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật ở cấp luật, nghị định, thông tư và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành. Việc nắm vững hệ thống văn bản này là điều bắt buộc đối với cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ, cũng như học viên đang theo học chuyên ngành.
Các văn bản pháp luật đang áp dụng liên quan đến văn thư lưu trữ
Hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động văn thư lưu trữ bao gồm:
- Luật Lưu trữ năm 2011: Là văn bản pháp lý cao nhất quy định về hoạt động lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức trong việc bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về công tác văn thư, thể thức văn bản, quy trình tiếp nhận – xử lý – phát hành văn bản, áp dụng thống nhất trong các cơ quan nhà nước.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV: Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và thời hạn bảo quản tài liệu.
- Thông tư 02/2021/TT-BNV (và sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 06/2022/TT-BNV): Quy định mã ngạch văn thư lưu trữ, tiêu chuẩn, và xếp lương đối với các ngạch công chức ngành văn thư.
Ngoài ra còn có một số Văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ GD&ĐT, Bộ LĐTBXH… tùy theo từng lĩnh vực quản lý công tác văn thư lưu trữ cụ thể.
Phụ cấp và chế độ đối với cán bộ văn thư
Cán bộ văn thư là lực lượng không thể thiếu trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập. Ngoài mức lương cơ bản được xếp theo ngạch bậc công chức, viên chức, người làm công tác văn thư còn được hưởng một số phụ cấp và chế độ hỗ trợ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Lương và ngạch bậc áp dụng
Ngạch văn thư viên hiện nay được xếp lương theo bảng lương viên chức hành chính ban hành kèm Nghị định 204/2004/NĐ-CP. Mức lương được tính theo hệ số x bậc lương cơ sở, hiện tại (năm 2025) lương cơ sở là 1.800.000 đồng/tháng.
Phụ cấp đặc thù công việc
- Phụ cấp trách nhiệm: Nếu kiêm nhiệm quản lý văn bản mật, con dấu hoặc thực hiện nhiệm vụ đặc biệt theo phân công.
- Phụ cấp độc hại (nếu có): Trong trường hợp công việc lưu trữ lâu dài, tiếp xúc với tài liệu cũ, môi trường ẩm mốc hoặc kho lưu trữ thiếu điều kiện bảo quản.
- Phụ cấp kiêm nhiệm: Nếu cán bộ văn thư đồng thời thực hiện cả công tác hành chính, nhân sự, hoặc hỗ trợ các mảng khác ngoài nhiệm vụ chính.
Chế độ đào tạo, bồi dưỡng và nâng ngạch
- Cán bộ văn thư được tạo điều kiện tham gia các lớp bồi dưỡng ngạch, đào tạo chứng chỉ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ.
- Đủ điều kiện, cán bộ có thể tham gia thi hoặc xét nâng ngạch lên văn thư viên chính hoặc cao cấp.
- Hưởng chế độ hỗ trợ học phí, chi phí công tác khi cử đi đào tạo theo kế hoạch đơn vị.
Chế độ nghỉ phép, thai sản, bảo hiểm
- Hưởng đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước.
- Được hưởng nghỉ phép năm, nghỉ lễ Tết, nghỉ thai sản, ốm đau như các viên chức, công chức khác.
- Trường hợp công tác tại vùng sâu vùng xa còn có thể hưởng thêm phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút (theo Nghị định 76/2019/NĐ-CP).
Công tác văn thư lưu trữ không chỉ là một phần thiết yếu trong hoạt động hành chính. Việc nắm vững vai trò, nhiệm vụ và các quy định pháp luật liên quan sẽ giúp cán bộ văn thư thực hiện tốt công việc, đồng thời tạo nền tảng để phát triển nghề nghiệp bền vững. Hy vọng rằng nội dung trong bài viết sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho những học viên đang làm việc hoặc có định hướng theo đuổi lĩnh vực này.
