Ngạch văn thư lưu trữ: Tiêu chuẩn,mã ngạch, cách tính lương

Ngạch văn thư lưu trữ là một trong những ngạch công chức, viên chức thuộc nhóm ngành hành chính sự nghiệp nhà nước.

• Mã số ngạch văn thư lưu trữ bao gồm: Văn thư viên chính (2.006); Văn thư viên (2.007); Văn thư viên trung cấp (2.008).
• Các quy định xếp lương, chuyển ngạch được quy định tại: TT 02/2021/TT-BNV (sửa đổi bổ sung bởi TT 06/2022/TT-BNV).

Ngạch văn thư lưu trữ là gì?

Ngạch văn thư lưu trữ là một trong những ngạch công chức, viên chức thuộc nhóm ngành hành chính sự nghiệp nhà nước, chuyên đảm nhiệm công việc quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức công lập. Đây là ngạch nghề nghiệp yêu cầu người làm phải có kiến thức chuyên môn về văn thư, lưu trữ và pháp luật hành chính.

Người làm việc trong ngạch văn thư lưu trữ có thể đảm nhiệm từ khâu tiếp nhận, xử lý, sắp xếp văn bản, lập hồ sơ đến bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ – góp phần vào việc quản lý hành chính hiệu quả, minh bạch trong các cơ quan.

Mã số ngạch văn thư lưu trữ 

Hiện nay, ngạch văn thư lưu trữ được quy định tại Thông tư 02/2021/TT-BNV được sửa đổi, bổ sung bới Thông tư 06/2022/TT-BNV và các quy định về mã số ngạch công chức, viên chức trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ. Mỗi loại tương ứng với trình độ, chức năng và nhiệm vụ cụ thể:

Các mã ngạch trên là căn cứ để tuyển dụng, sử dụng, quản lý công chức ngành văn thư tại cơ quan hành chính các cấp, đồng thời cũng là cơ sở để xác định hệ số lương và tiêu chuẩn thi nâng ngạch.

Vị trí của ngành văn thư lưu trữ trong hệ thống công chức, viên chức

Ngành văn thư lưu trữ là một bộ phận chuyên ngành thuộc nhóm ngành hành chính sự nghiệp, có vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống công vụ tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập và cả khu vực doanh nghiệp.

Trong hệ thống công chức:

• Công chức ngành văn thư là những người làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cấp xã.
• Vị trí của công chức văn thư thường nằm trong các phòng hành chính – tổng hợp, văn phòng cơ quan, đảm nhận công tác tiếp nhận, phát hành văn bản, quản lý hồ sơ, tổ chức lưu trữ thông tin và vận hành hệ thống văn thư điện tử.

Trong hệ thống viên chức:

• Viên chức làm văn thư thường được bố trí tại các đơn vị sự nghiệp công lập như: trường học, bệnh viện, trung tâm đào tạo, trung tâm văn hóa…
• Tùy theo vị trí việc làm, viên chức văn thư có thể được xếp vào chức danh tương ứng như nhân viên hành chính, văn thư – lưu trữ, nhân viên tổng hợp, áp dụng tiêu chuẩn và xếp lương gần tương đương công chức ngành văn thư.

Với xu hướng chuyển đổi số trong hành chính công, văn thư lưu trữ giữ vai trò là cầu nối thông tin hành chính nội bộ, ngành văn thư – lưu trữ đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, khoa học và đúng quy định pháp luật. Đồng thời, ngành còn góp phần đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ giá trị tài liệu lâu dài, phục vụ công tác tra cứu, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và bảo tồn tài liệu lịch sử.

Nguyên tắc xếp lương ngạch văn thư lưu trữ

Việc xếp lương đối với các ngạch công chức ngành văn thư – lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất trong toàn hệ thống hành chính nhà nước. Ngạch văn thư lưu trữ áp dụng bảng lương theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP, cụ thể: 

Trường hợp có bằng cao đẳng trở lên khi tuyển dụng vào ngạch này sẽ được xếp bậc 2, mức lương cao hơn bậc 1.

Lưu ý:

• Không kết hợp nâng lương khi bổ nhiệm: Khi công chức được bổ nhiệm vào ngạch mới sẽ không đồng thời nâng bậc lương, mà vẫn giữ nguyên bậc theo quy định; Chỉ khi đạt điều kiện về thâm niên và đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, công chức mới được xem xét nâng bậc lương định kỳ.
• Chuyển xếp lương: Việc chuyển từ ngạch cũ sang ngạch mới (theo Thông tư 02/2021/TT-BNV và 06/2022/TT-BNV) sẽ căn cứ vào: Thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội; Trình độ chuyên môn; Bậc lương hiện hưởng. Nếu lương mới thấp hơn lương cũ, công chức sẽ được hưởng chênh lệch bảo lưu theo quy định.
• Cập nhật tiêu chuẩn đào tạo trong quá trình chuyển đổi: Công chức chưa đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn trình độ (về bằng cấp, chứng chỉ) vẫn được xếp vào ngạch cũ tối đa 5 năm để hoàn thiện hồ sơ. Sau thời hạn này, nếu không đáp ứng được tiêu chuẩn mới, sẽ thực hiện tinh giản biên chế theo quy định.

Lộ trình nghề nghiệp theo ngạch văn thư lưu trữ

Ngạch văn thư lưu trữ được phân thành ba cấp bậc tương ứng với trình độ chuyên môn và khối lượng công việc đảm nhiệm. Việc thăng tiến trong nghề được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 06/2022/TT-BNV). Dưới đây là lộ trình nghề nghiệp cơ bản:

Lộ trình thăng tiến điển hình trong ngành văn thư lưu trữ có thể bắt đầu từ ngạch Văn thư viên trung cấp – vị trí dành cho người có bằng trung cấp hoặc cao đẳng chuyên ngành văn thư – lưu trữ.

• Sau thời gian công tác từ 2 đến 3 năm và có đủ điều kiện về bằng cấp, chứng chỉ nghiệp vụ, cán bộ có thể dự thi nâng ngạch lên Văn thư viên – ngạch yêu cầu trình độ đại học và chuyên môn sâu hơn.
• Khi đã giữ ngạch Văn thư viên từ đủ 9 năm trở lên, người lao động có cơ hội tiếp tục phát triển lên ngạch Văn thư viên chính, nếu đáp ứng các yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng, thành tích công tác và vượt qua kỳ thi nâng ngạch.

Hy vọng rằng bài viết và các thông tin dẫn chiếu từ quy định pháp luật mới nhất sẽ giúp học viên, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức hành chính – dễ dàng tra cứu, cập nhật và chuẩn bị tốt hơn cho quá trình công tác và thi nâng ngạch sắp tới.