Cách lưu trữ hồ sơ, quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Quy trình văn thư lưu trữ là tập hợp các bước xử lý văn bản và hồ sơ. Các bước trong quy trình văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức gồm 6 bước cơ bản:

• Tiếp nhận và xử lý văn bản đến
• Soạn thảo và phát hành văn bản đi
• Lập hồ sơ công việc
• Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan
• Bảo quản hồ sơ, tài liệu
• Tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng

Quy trình văn thư lưu trữ là gì?

Trong thời đại số hóa, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và bảo quản tài liệu, thông tin hành chính.

Quy trình văn thư lưu trữ là tập hợp các bước xử lý văn bản và hồ sơ trong suốt vòng đời của chúng – từ khi hình thành, xử lý, phân loại, lưu trữ cho đến khi tiêu hủy (nếu cần). Đây là phần cốt lõi của công tác hành chính, góp phần đảm bảo minh bạch, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.

Các bước trong quy trình văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

Trong các cơ quan hành chính nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp, quy trình văn thư lưu trữ thường được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính hệ thống, nhất quán và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là 6 bước cơ bản trong quy trình văn thư lưu trữ hiện nay:

STT	Bước thực hiện	Chi tiết
1	Tiếp nhận và xử lý văn bản đến	Hình thức tiếp nhận: văn bản giấy, email, công văn điện tử từ hệ thống phần mềm. Các công việc thực hiện: Đóng dấu đến và ghi vào sổ văn bản đến (thủ công hoặc trên phần mềm). Xác minh tính hợp lệ của văn bản. Phân loại văn bản (thường, khẩn, mật…). Trình lãnh đạo xử lý, sau đó chuyển đến bộ phận phụ trách.
2	Soạn thảo và phát hành văn bản đi	Soạn thảo: Nhân viên soạn thảo văn bản theo thể thức quy định (căn cứ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Trình ký và ban hành: Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản. Trình ký theo cấp thẩm quyền. Đóng dấu, ghi sổ văn bản đi. Phát hành: Gửi văn bản đến nơi nhận bằng bản giấy hoặc bản điện tử, đồng thời lưu bản gốc.
3	Lập hồ sơ công việc	Tập hợp văn bản, tài liệu liên quan đến cùng một vụ việc, sự việc cụ thể thành một hồ sơ. Ghi rõ thông tin hồ sơ: Tên hồ sơ Thời gian Số lượng văn bản Đơn vị, cá nhân lập hồ sơ Đặt trong bìa hồ sơ có đầy đủ phiếu kiểm soát, mục lục tài liệu (nếu có).
4	Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan	Thời điểm giao nộp: Sau khi công việc kết thúc hoặc đến thời hạn định kỳ. Cách thức giao nộp: Lập danh mục hồ sơ giao nộp. Biên bản bàn giao giữa đơn vị lập hồ sơ và bộ phận lưu trữ. Kiểm tra tình trạng tài liệu: đầy đủ, nguyên vẹn, không rách/mất.
5	Bảo quản hồ sơ, tài liệu	Sắp xếp hồ sơ khoa học theo hệ thống phân loại. Lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan với điều kiện phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…). Ghi sổ đăng ký hồ sơ lưu trữ để dễ dàng tra cứu khi cần.
6	Tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng	Xác định hồ sơ hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn giá trị sử dụng. Thành lập hội đồng tiêu hủy (theo quy định). Lập biên bản tiêu hủy, ghi rõ danh mục tài liệu bị tiêu hủy và hình thức tiêu hủy. Ghi chép việc tiêu hủy vào sổ theo dõi hồ sơ.

Mỗi bước đều cần tuân thủ quy định của pháp luật, đặc biệt với các loại tài liệu quan trọng như hồ sơ mật, hồ sơ nhân sự, tài liệu kế toán. Tổ chức có thể tùy chỉnh quy trình cho phù hợp với mô hình vận hành nhưng vẫn nên đảm bảo tính hệ thống, lưu trữ, truy xuất dễ dàng.

Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 – Records Management, và đang ngày càng được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam trong các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp. Việc áp dụng ISO giúp công tác văn thư lưu trữ trở nên chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.

Dưới đây là các thành phần cốt lõi trong quy trình văn thư lưu trữ theo chuẩn ISO:

Giai đoạn	Nội dung thực hiện theo ISO 15489
1. Tạo lập hồ sơ (Creation)	Hồ sơ phải được hình thành đúng lúc, đúng bối cảnh nghiệp vụ. Có đầy đủ thông tin thể hiện nội dung, nguồn gốc, thời gian tạo lập và người tạo.
2. Đăng ký và phân loại (Registration & Classification)	Mỗi hồ sơ phải được đăng ký vào hệ thống quản lý (mã số, loại tài liệu, ngày giờ…). Phân loại theo chủ đề, mức độ bảo mật, thời hạn lưu trữ…
3. Lưu trữ và bảo quản (Storage & Protection)	Hồ sơ phải được lưu giữ tại nơi an toàn (có thể là bản giấy hoặc điện tử). Kiểm soát điều kiện vật lý (nhiệt độ, độ ẩm) hoặc bảo mật trên hệ thống số.
4. Truy xuất và sử dụng (Access & Retrieval)	Cho phép người dùng truy cập đúng phân quyền. Ghi nhận toàn bộ lịch sử truy cập và chỉnh sửa hồ sơ (nếu có).
5. Theo dõi và giám sát (Tracking & Monitoring)	Hệ thống cần có khả năng theo dõi tình trạng và vị trí của từng hồ sơ. Đảm bảo tính toàn vẹn, chống thất thoát, chỉnh sửa trái phép.
6. Lưu giữ lâu dài hoặc tiêu hủy (Retention & Disposition)	Áp dụng lịch lưu giữ theo loại tài liệu. Hồ sơ hết hạn được tiêu hủy có kiểm soát (có biên bản, hội đồng tiêu hủy).

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư lưu trữ, theo Quyết định 144/2024/QĐ-TTg, mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. ISO giúp chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng suất, giảm sai sót và hỗ trợ chuyển đổi số hiệu quả. Quy trình rõ ràng, minh bạch cũng tạo sự đồng thuận từ lãnh đạo đến cán bộ văn thư.

Tuy nhiên, việc triển khai còn gặp khó khăn như: thiếu kinh nghiệm, hiểu sai quy trình, cơ sở pháp lý chưa đồng bộ và chi phí đầu tư cao. Bên cạnh đó, thói quen làm việc cũ cũng khiến việc áp dụng cần thời gian thích nghi.

Để thực hiện hiệu quả, các cơ quan cần có bộ phận văn thư chuyên trách, xây dựng quy chế rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể và đảm bảo cơ sở vật chất, công nghệ phù hợp. Việc áp dụng ISO cần nghiêm túc như một quy định chính thức để mang lại kết quả bền vững.

Hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ cho người mới bắt đầu

Nếu bạn là người mới tiếp cận lĩnh vực văn thư lưu trữ, việc nắm rõ các công việc cơ bản và kỹ năng cần thiết là yếu tố quan trọng để bắt đầu hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn tổng quan dành cho người mới:

1. Nắm rõ vai trò của công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản trong tổ chức. Trong khi đó, lưu trữ là việc thu thập, bảo quản và tổ chức hồ sơ, tài liệu sau khi kết thúc công việc để phục vụ tra cứu sau này. Cả hai phần đều đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động hành chính.

2. Hiểu các nghiệp vụ cơ bản cần thực hiện

Người mới cần nắm vững những nghiệp vụ cốt lõi sau:

• Tiếp nhận và xử lý văn bản đến
• Soạn thảo và phát hành văn bản đi
• Lập và phân loại hồ sơ công việc
• Giao nộp, bảo quản và tiêu hủy tài liệu đúng quy trình

3. Sử dụng các loại sổ sách và biểu mẫu đúng chuẩn

Một số loại biểu mẫu thường dùng bao gồm:

• Sổ đăng ký văn bản đến, đi
• Mẫu phiếu trình, phiếu giao nhận hồ sơ
• Bìa hồ sơ, mục lục tài liệu – Việc ghi chép đầy đủ, chính xác giúp đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất tài liệu.

4. Tuân thủ quy định và pháp luật liên quan

Người làm văn thư cần tìm hiểu các văn bản pháp lý như:

• Thông tư 01/2011/TT-BNV về quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu
• Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
• Các quy chế văn thư nội bộ của cơ quan, đơn vị

5. Rèn luyện kỹ năng và sử dụng công nghệ

• Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính theo đúng thể thức
• Kỹ năng tổ chức, phân loại hồ sơ
• Làm quen với phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (VD: DOffice, iVan, eOffice…)

Câu hỏi thường gặp về quy trình văn thư lưu trữ

Để giúp học viên hiểu rõ hơn và tránh những nhầm lẫn phổ biến khi tiếp cận lĩnh vực văn thư lưu trữ, dưới đây là tổng hợp một số câu hỏi thường gặp kèm lời giải đáp ngắn gọn, dễ hiểu:

1. Quy trình văn thư lưu trữ có bắt buộc không?

Có. Trong các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức có sử dụng ngân sách công, việc thực hiện quy trình văn thư lưu trữ là bắt buộc theo quy định pháp luật. Trong doanh nghiệp tư nhân, tuy không bắt buộc, nhưng quy trình này rất nên áp dụng để đảm bảo hiệu quả quản trị tài liệu và hỗ trợ pháp lý khi cần.

2. Quy trình văn thư lưu trữ có cần tuân theo ISO không?

Không bắt buộc, nhưng nhiều cơ quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 để tiêu chuẩn hóa quy trình, minh bạch hóa quản lý văn bản – hồ sơ, nâng cao hiệu quả hành chính.

3. Làm văn thư có cần chứng chỉ nghiệp vụ không?

Có. Đặc biệt trong khối hành chính công, người làm văn thư cần có chứng chỉ văn thư lưu trữ đúng chuẩn để đủ điều kiện thi, bổ nhiệm vào ngạch công chức hoặc viên chức.

Quy trình văn thư lưu trữ – dù theo tiêu chuẩn cơ bản hay chuẩn ISO – đều là nền tảng quan trọng giúp đảm bảo tính khoa học, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động quản lý hồ sơ, văn bản. Đối với người làm nghề văn thư lưu trữ, việc hiểu rõ quy trình và trang bị kỹ năng nghiệp vụ bài bản là yếu tố không thể thiếu để phát triển bền vững trong nghề.