Pháp luật hiện hành không cấm một người làm kế toán trưởng ở nhiều công ty, miễn đáp ứng đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo Luật Kế toán 2015.
- Cá nhân phải có bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm theo Luật Kế toán.
- Làm ở nhiều công ty cần chú ý nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.
- Doanh nghiệp có thể bổ nhiệm nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán trưởng.
Quy định pháp luật về việc làm kế toán trưởng tại nhiều công ty
Theo Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13) và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hiện nay không có quy định nào cấm một cá nhân đang làm kế toán trưởng tại một doanh nghiệp lại tiếp tục đảm nhiệm vị trí kế toán trưởng ở doanh nghiệp khác. Như vậy, về mặt pháp lý, một người hoàn toàn có thể đồng thời làm kế toán trưởng cho nhiều công ty nếu đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết.
Để được bổ nhiệm vào vị trí này, cá nhân phải:
- Có trình độ chuyên môn kế toán từ trung cấp trở lên.
- Sở hữu chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng hợp lệ.
- Có thời gian công tác thực tế: tối thiểu 2 năm với bằng đại học, hoặc 3 năm với trình độ trung cấp, cao đẳng.
- Không thuộc các trường hợp bị cấm làm kế toán như: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, là người quản lý – thủ kho – thủ quỹ trong cùng đơn vị, hoặc là người thân trực hệ của giám đốc/tổng giám đốc.
Như vậy, về mặt pháp lý, việc một người làm kế toán trưởng cho nhiều công ty là hoàn toàn hợp pháp, chỉ cần người đó đáp ứng đúng tiêu chuẩn, không vi phạm nguyên tắc độc lập kế toán và tuân thủ quy định lao động – thuế hiện hành.
Một người đảm nhiệm nhiều vị trí kế toán trưởng thực tế như thế nào?
Hiện nay, việc một cá nhân đảm nhiệm đồng thời vai trò kế toán trưởng cho nhiều công ty không còn quá xa lạ, đặc biệt trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa không có đủ nguồn lực để xây dựng bộ phận kế toán trưởng nội bộ. Trong thực tế, điều này thường được triển khai dưới hai hình thức chính: kế toán trưởng thuê ngoài và làm việc bán thời gian.
Mô hình 1: Kế toán trưởng thuê ngoài (dịch vụ)
Đây là hình thức phổ biến trong các công ty sử dụng dịch vụ kế toán hoặc cần người có chuyên môn phụ trách kiểm soát tài chính nhưng không có nhu cầu tuyển dụng toàn thời gian.
- Người hành nghề ký hợp đồng dịch vụ kế toán trưởng với nhiều doanh nghiệp khác nhau trong vai trò tư vấn, kiểm soát và ký duyệt báo cáo tài chính.
- Không phát sinh quan hệ lao động chính thức, không bắt buộc tham gia BHXH, chỉ chịu trách nhiệm chuyên môn theo hợp đồng.
- Phạm vi công việc, thời gian cam kết, quyền và nghĩa vụ được quy định rõ trong từng hợp đồng.
Ưu điểm của mô hình này là linh hoạt, được hành nghề ở nhiều đơn vị mà không vi phạm quy định pháp luật. Tuy nhiên, cần lưu ý không được kiêm nhiệm thêm vai trò điều hành tại cùng một doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính độc lập và khách quan trong kiểm soát chuyên môn.
Mô hình 2: Làm việc bán thời gian tại nhiều công ty độc lập
Một số cá nhân lựa chọn ký các hợp đồng lao động ngắn hạn (từ 1 đến 3 tháng) với nhiều doanh nghiệp khác nhau, phân bổ thời gian làm việc cụ thể cho từng bên.
- Trường hợp này phù hợp với công ty có quy mô nhỏ, không yêu cầu vị trí kế toán trưởng thường trực.
- Cá nhân có thể phải khai báo nghĩa vụ BHXH (nếu hợp đồng đủ điều kiện), hoặc thực hiện nghĩa vụ thuế theo hình thức cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi.
Trường hợp này cần đặc biệt lưu ý khi đồng thời ký hợp đồng lao động chính thức (toàn thời gian) tại nhiều nơi sẽ dẫn đến trùng lặp nghĩa vụ bảo hiểm, có thể phát sinh rủi ro pháp lý.
Mặc dù được phép làm kế toán trưởng cho nhiều đơn vị, người lao động không nên đảm nhiệm ở nhiều công ty nếu rơi vào các tình huống sau:
- Các doanh nghiệp có mối quan hệ sở hữu, tài chính chồng chéo (công ty mẹ – con – liên kết), gây khó khăn trong việc đảm bảo tính độc lập kế toán.
- Một trong các doanh nghiệp yêu cầu kế toán trưởng có mặt liên tục tại trụ sở, không phù hợp với người phân bổ thời gian linh hoạt.
- Khi khối lượng công việc vượt khả năng đáp ứng, ảnh hưởng đến chất lượng kiểm soát và thời gian cho từng đơn vị.
Quy định về thuế khi làm kế toán trưởng ở nhiều công ty
Khi một cá nhân đồng thời làm kế toán trưởng cho nhiều công ty, bên cạnh việc phải đáp ứng các điều kiện pháp lý về mặt chuyên môn, thì còn cần quan tâm đến nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phát sinh từ nhiều nguồn thu nhập khác nhau. Việc kê khai và nộp thuế đầy đủ, đúng quy định sẽ giúp người hành nghề tránh được rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
Dưới đây là các quy định và lưu ý quan trọng về thuế.
Trường hợp 1: Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên
Nếu cá nhân ký hợp đồng lao động chính thức từ 3 tháng trở lên ở nhiều doanh nghiệp, thì thu nhập từ mỗi nơi sẽ được tính chung vào tổng thu nhập chịu thuế trong năm và áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần theo quy định tại Điều 22 Luật Thuế thu nhập cá nhân.
- Các doanh nghiệp nơi cá nhân làm việc không khấu trừ thuế TNCN 10% cố định, mà sẽ tính thuế theo cấp bậc lũy tiến căn cứ vào mức thu nhập tháng.
- Cuối năm, cá nhân cần tự quyết toán thuế với toàn bộ phần thu nhập từ nhiều nơi, hoặc ủy quyền cho nơi trả thu nhập chính thực hiện nếu đủ điều kiện.
- Trong trường hợp có một nơi đăng ký giảm trừ gia cảnh, các nơi còn lại không được trùng lặp khoản giảm trừ này.
Lưu ý: Không được kê khai mỗi nguồn thu nhập riêng biệt theo biểu thuế thấp, mà phải tổng hợp để quyết toán cuối cùng.
Trường hợp 2: Ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ
Đối với các hình thức hợp tác ngắn hạn, dưới 3 tháng hoặc ký hợp đồng thuê dịch vụ kế toán trưởng, thì theo quy định tại Điểm i, Khoản 1, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân sẽ bị doanh nghiệp khấu trừ 10% thu nhập nếu tổng mức chi trả từ 2 triệu đồng trở lên.
- Thuế suất 10% này áp dụng theo hình thức tạm khấu trừ tại nguồn.
- Cá nhân vẫn có thể lập hồ sơ quyết toán thuế cuối năm để được hoàn thuế nếu tổng thu nhập thấp hơn mức chịu thuế.
Trường hợp cá nhân chỉ có thu nhập từ hợp đồng dịch vụ ngắn hạn, không phát sinh nghĩa vụ thuế cuối năm hoặc muốn tránh khấu trừ 10%, thì cần:
- Có mã số thuế cá nhân.
- Làm cam kết mẫu 08/CK-TNCN (theo Mẫu mới) nếu đủ điều kiện để tạm thời không bị khấu trừ.
Một số lưu ý quan trọng
- Mỗi cá nhân chỉ được có một mã số thuế để thống nhất quản lý thông tin trên toàn quốc.
- Cần theo dõi sát sao tổng thu nhập phát sinh từ các công ty trong năm để chủ động lập hồ sơ quyết toán thuế đúng hạn (thường trước ngày 30/4 năm sau).
- Nếu có thu nhập không kê khai hoặc bỏ sót nguồn thu, khi bị kiểm tra có thể bị áp dụng mức xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu thuế kèm theo lãi chậm nộp.
Việc đảm nhiệm nhiều vị trí kế toán trưởng tại các doanh nghiệp khác nhau là hợp pháp, nhưng cá nhân cần chủ động kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đúng quy định để tránh phát sinh sai phạm về sau.
Một số câu hỏi thường gặp về làm kế toán trưởng nhiều công ty
Với nhu cầu mở rộng phạm vi hành nghề hoặc hỗ trợ thêm cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc, rất nhiều kế toán trưởng đã và đang quan tâm đến tính hợp pháp, điều kiện, giới hạn và rủi ro khi đảm nhiệm vị trí này ở nhiều nơi. Dưới đây là phần giải đáp các câu hỏi thường gặp từ thực tiễn:
- Kế toán trưởng công ty mẹ có làm kế toán trưởng công ty con được không?
Có thể, nếu đảm bảo nguyên tắc kiểm soát độc lập và không có dấu hiệu gian lận qua hoạt động điều chuyển số liệu. Việc kế toán trưởng đồng thời đảm nhiệm vai trò trong công ty mẹ và con là hợp pháp nếu cơ cấu quản trị có quy trình kiểm tra – kiểm soát chéo rõ ràng.
- Kế toán trưởng có được làm giám đốc công ty khác không?
Trong một số trường hợp đặc biệt, có thể. Ví dụ: người đang là kế toán trưởng của doanh nghiệp A, đồng thời là giám đốc công ty B (doanh nghiệp đó thuộc loại hình siêu nhỏ hoặc công ty TNHH một thành viên). Tuy nhiên, cần:
- Không vi phạm nguyên tắc độc lập giữa điều hành và kiểm soát tài chính nếu có mối liên hệ giữa hai doanh nghiệp.
- Không kiêm nhiệm trong các doanh nghiệp có cùng hệ sinh thái lợi ích.
- Nếu làm kế toán trưởng cho 3–4 công ty thì có phải đăng ký ở đâu không?
Không cần đăng ký hành nghề riêng, trừ khi muốn mở doanh nghiệp dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, cần:
- Ký hợp đồng dịch vụ minh bạch (nếu làm thuê ngoài).
- Khai thu nhập rõ ràng với cơ quan thuế, không để trùng thông tin trong hồ sơ BHXH.
- Thu nhập từ nhiều nơi khai báo thuế như thế nào?
Mỗi cá nhân chỉ có một mã số thuế. Cuối năm, cá nhân cần lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN:
- Tổng hợp tất cả nguồn thu từ các doanh nghiệp.
- Nếu có khấu trừ 10% hoặc các khoản chưa được tính giảm trừ, thì làm hồ sơ hoàn thuế tại cơ quan quản lý thuế nơi cư trú.
Có thể thấy, pháp luật không cấm một người làm kế toán trưởng ở nhiều công ty, miễn cá nhân đó đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm theo Luật Kế toán. Tuy nhiên, đi kèm với quyền lợi là trách nhiệm, người làm kế toán trưởng nhiều công ty cần chú ý đến khối lượng công việc, đảm bảo tính minh bạch tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.
Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp: bổ nhiệm nhân sự nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán trưởng để vừa tuân thủ pháp luật, vừa đảm bảo hoạt động kế toán được vận hành hiệu quả.
